In breve
Un evento pubblico responsabile si organizza fin dalla prima riunione, non all’ultimo minuto.
- La RSI va presa in considerazione prima di scegliere la sede e il fornitore
- La mobilità del pubblico spesso conta più del buffet
- Un resoconto con i dati numerici permette di migliorare ogni edizione successiva
Organizzare un evento pubblico responsabile non vuol dire sacrificare il divertimento sull’altare delle buone intenzioni. Ci siamo passati tutti: quella riunione in cui qualcuno lancia timidamente l’idea dei bicchieri riutilizzabili, e l’argomento finisce sepolto sotto la montagna delle urgenze logistiche. Risultato: la questione della sostenibilità viene affrontata solo a posteriori, quando restano solo le decorazioni e i rimpianti. Da Allumee, invece, vediamo esattamente il contrario con lo spettacolo di droni per le comunità, dove l’impatto ambientale e la sicurezza del pubblico vengono pensati fin dalla fase di progettazione, non aggiunti come una pezza all’ultimo momento. È proprio questo cambio di approccio che cambia tutto nell’organizzazione di un evento pubblico, che raduni 300 o 30.000 persone. Sei pronto a organizzare una serata speciale?
La RSI deve essere integrata nel progetto prima delle prime decisioni organizzative
Il riflesso classico è quello di scegliere il luogo, la data e il fornitore prima ancora di chiedersi come rendere il tutto sostenibile. È l’ordine inverso che funziona. L’ADEME pubblica regolarmente dei resoconti che dimostrano come un evento pianificato in anticipo secondo criteri ambientali riduca la sua impronta di carbonio in modo molto più significativo rispetto a un intervento di recupero fatto all’ultimo momento.
Stabilire obiettivi ambientali e sociali adeguati all’evento
Un festival musicale non ha le stesse risorse di una fiera di settore o di uno spettacolo all’aperto per il grande pubblico. Fissare obiettivi realistici ti aiuta a evitare la trappola del greenwashing involontario, cioè quando si promette la neutralità carbonica senza avere i mezzi per mantenerla.
Individuare le posizioni in cui si concentrano gli impatti principali
Nella maggior parte degli eventi pubblici, sono tre gli aspetti che incidono maggiormente sull’impronta ecologica: gli spostamenti del pubblico, la ristorazione e l’energia consumata in loco. Concentrare gli sforzi su questi tre pilastri porta più risultati che spargere qua e là tante piccole azioni simboliche.
Il luogo determina in gran parte l’impatto dell’evento
La scelta del sito determina praticamente tutto il resto: accessibilità, consumo energetico, necessità di strutture temporanee. Pensiamo che una scelta sbagliata del luogo non si possa mai recuperare del tutto, anche con tutta la buona volontà del mondo.
Scegli un sito accessibile e adatto alla capacità prevista
Uno spazio troppo grande spreca energia per riscaldare o illuminare spazi vuoti. Uno spazio troppo piccolo crea punti di congestione pericolosi. La giusta dimensione è quella che rispecchia la realtà, non la fantasia di un’affluenza esagerata.
Sfruttare le attrezzature già presenti invece di moltiplicare gli impianti temporanei
Ogni struttura temporanea noleggiata comporta un trasporto, un montaggio e uno smontaggio. Riutilizzare ciò che è già presente sul posto – tribune, servizi igienici, illuminazione fissa – riduce automaticamente l’impatto logistico dell’evento.
La mobilità del pubblico diventa un fattore chiave per una festa responsabile
Da Allumee lo ripetiamo spesso tra di noi: gli spostamenti del pubblico incidono di più sull’impronta di carbonio rispetto a qualsiasi allestimento scenografico. Sembra controintuitivo, ma i dati dello Shift Project lo confermano regolarmente quando si tratta di grandi eventi.
Rendere più facile spostarsi con i mezzi pubblici, in bici e a piedi
Negoziare un servizio navetta o tariffe agevolate con le reti di trasporto locali cambia le carte in tavola. Un parcheggio per bici sicuro e ben visibile già all’ingresso del sito incoraggia naturalmente questa scelta.
Organizzare gli ultimi chilometri quando il luogo è di difficile accesso
Molti spettacoli all’aperto si tengono in luoghi poco serviti dai mezzi pubblici. Spesso basta un servizio navetta tra la stazione e il luogo dell’evento per risolvere da solo l’80% del problema della mobilità.
Incoraggiare i partecipanti a scegliere il proprio mezzo di trasporto senza farli sentire in colpa
A nessuno piace sentirsi giudicato per aver preso l’auto perché non c’era altra scelta. L’approccio giusto è quello di facilitare le cose, mai di fare la predica.
Il settore della ristorazione e delle bevande può coniugare piacere e impegni in materia di RSI
Lo spreco alimentare durante gli eventi pubblici rimane un punto cieco troppo spesso trascurato, anche se le soluzioni ci sono e non costano di più.
Adatta le quantità per ridurre lo spreco alimentare
Una previsione basata sui dati reali delle vendite dei biglietti, e non su stime ottimistiche, evita che a fine serata si buttino via tonnellate di cibo.
Puntare su prodotti locali, di stagione e alternative vegetali
Le filiere corte riducono i trasporti e sostengono l’economia locale. Offrire sistematicamente un’opzione vegetale risponde anche a una domanda crescente da parte del pubblico.
Ridurre i prodotti usa e getta senza complicare l’esperienza del pubblico
I bicchieri riutilizzabili con deposito a restituzione sono ormai in uso nella maggior parte dei grandi eventi francesi. La logistica della raccolta si è notevolmente semplificata negli ultimi anni.
- Riduzione degli sprechi
- Immagine positiva agli occhi del pubblico
- Costi sotto controllo nel lungo periodo
- Investimento iniziale in attrezzature
- Logistica della raccolta da organizzare
I rifiuti, l’energia e l’allestimento devono rimanere invisibili ai partecipanti
La sobrietà non deve mai saltare all’occhio. Il pubblico viene per vivere un momento speciale, non per assistere a una dimostrazione di virtù ecologica.
Progettare la raccolta differenziata in modo che sia intuitiva anche in un contesto festivo
I contenitori chiaramente identificati, posizionati nei punti di passaggio naturali, aumentano il tasso di raccolta differenziata corretta senza bisogno di ulteriori sforzi di comunicazione.
Riutilizzare i mobili, la segnaletica e gli elementi decorativi
Un allestimento modulare, pensato per essere riutilizzato in diverse edizioni, ammortizza il suo impatto ambientale e il suo costo nel tempo.
Dimensionare l’illuminazione e gli impianti tecnici in base alle esigenze effettive
Le tecnologie a LED riducono drasticamente il consumo energetico rispetto alle apparecchiature tradizionali, un aspetto che notiamo direttamente sui nostri dispositivi per spettacoli di luci.
Un evento pubblico responsabile deve anche essere accessibile e inclusivo
La RSI non si limita all’ambiente. L’accessibilità e l’inclusione sono parte integrante di un evento davvero responsabile.
Prepararsi ad accogliere le persone con disabilità
Rampe, posti riservati, segnaletica adeguata: questi elementi vanno pianificati fin dalla progettazione del sito, non all’ultimo momento sotto la pressione di un reclamo.
Prevedere spazi e servizi adatti a diversi tipi di pubblico
Area per le famiglie, zona tranquilla, facile accesso con i passeggini: pensare in grande allarga automaticamente il pubblico raggiunto dall’evento.
Incorporare le questioni sociali nella scelta dei fornitori e dei partner
Collaborare con strutture di inserimento lavorativo o aziende adatte a determinate attività logistiche rafforza la dimensione sociale dell’evento.
Accessibilità
Rampe e segnaletica adeguata
Inclusione
Spazi dedicati alle famiglie
Inserimento
Fornitori impegnati
Comfort
Zone tranquille previste
Come sensibilizzare il pubblico senza trasformare la festa in una lezione di RSI?
Probabilmente è il punto più delicato di tutta la faccenda. Troppe chiacchiere annacquano il messaggio, lo sappiamo tutti perché ci siamo passati da spettatori.
Rendere i dispositivi responsabili semplici e subito utilizzabili
Una raccolta ben organizzata si capisce in tre secondi, senza bisogno di cartelli esplicativi interminabili.
Rendere certi impegni parte integrante dell’esperienza
Uno spettacolo di droni luminosi illustra bene questa logica: l’impresa tecnologica e lo stupore del pubblico diventano essi stessi il messaggio, senza bisogno di parole.
Parla di azioni concrete invece di fare tante promesse
Dare un dato preciso, come la percentuale di rifiuti differenziati nell’edizione precedente, convince di più di una lunga dichiarazione d’intenti.
Un evento responsabile si percepisce, non si spiega.
I fornitori devono essere coinvolti negli impegni dell’evento
Un organizzatore da solo non può occuparsi di tutto. I fornitori, dal catering al tecnico del suono, contribuiscono direttamente al risultato complessivo.
Inserire i criteri di RSI già in fase di consultazione e di preventivazione
Chiedere ai fornitori quali sono i loro impegni ambientali già in fase di bando di gara cambia le risposte che si ottengono e, di conseguenza, le pratiche sul campo.
Trovare un equilibrio tra vicinanza, costo, impatto e qualità del servizio
Il fornitore locale non è sempre il più economico, ma spesso ti fa risparmiare chilometri e rende più facile il coordinamento il giorno stesso.
Stabilire impegni misurabili invece di un semplice documento programmatico
Una carta firmata senza indicatori di monitoraggio non vale nulla. Preferiamo sempre impegni quantificati e verificabili a posteriori.
Misurare l’impatto permette di capire se l’evento ne fosse davvero responsabile
Senza una valutazione, è impossibile capire se gli sforzi sono stati ripagati. Il bilancio post-evento merita la stessa attenzione della preparazione stessa.
Monitorare alcuni indicatori relativi agli spostamenti, ai rifiuti e ai consumi
Bastano tranquillamente da tre a cinque indicatori ben scelti: percentuale di raccolta differenziata, mezzo di trasporto più utilizzato dal pubblico, consumo elettrico totale.
Valutare anche l’accessibilità, la soddisfazione e le ricadute locali
Un semplice questionario di soddisfazione, inviato qualche giorno dopo l’evento, spesso mette in luce aspetti da migliorare che sul momento non si notano.
Usa il bilancio per migliorare la prossima edizione
Il bilancio ha valore solo se serve concretamente a migliorare l’edizione successiva. È proprio qui che l’approccio alla RSI diventa davvero continuo, anziché sporadico.
- Miglioramento continuo delle edizioni
- Messaggio di comunicazione convincente
- Fidelizzazione di un pubblico sensibile alle tematiche
Organizzare un evento pubblico in modo responsabile è sempre un po’ come camminare su una corda tesa
Organizzare un evento pubblico responsabile non è né un miracolo né un sacrificio economico. È una serie di scelte coerenti, fatte nelle prime fasi del progetto, che alla fine formano un insieme credibile agli occhi del pubblico. Ogni edizione permette di affinare un po’ di più l’equilibrio tra ambizione ecologica, fattibilità di bilancio e divertimento dei partecipanti. E tu, qual è la prima leva di CSR che proverai al tuo prossimo evento?
Domande frequenti sull’organizzazione di un evento pubblico responsabile
Come rendere un evento più eco-sostenibile?
Concentrandosi innanzitutto sulla mobilità del pubblico, sulla ristorazione e sull’energia consumata in loco, ovvero le tre voci che rappresentano la maggior parte dell’impronta di carbonio di un evento.
Quali criteri di RSI bisogna tenere in considerazione quando si organizza un evento?
Il luogo, la mobilità, l’alimentazione, la gestione dei rifiuti, l’accessibilità e gli impegni dei fornitori costituiscono la base dei criteri di RSI da integrare fin dalla fase di progettazione.
Come si fa a ridurre i rifiuti durante un evento pubblico?
Una raccolta selettiva intuitiva, bicchieri riutilizzabili a rendere e il riutilizzo della segnaletica riducono drasticamente il volume di rifiuti generato da ogni edizione.
Come conciliare un evento festivo con il risparmio energetico?
L’illuminazione a LED, il dimensionamento ottimale degli impianti tecnici e l’utilizzo delle infrastrutture esistenti garantiscono un consumo energetico contenuto che passa inosservato al pubblico.
Come si misura l’impatto ambientale di un evento?
Tenendo conto di un numero limitato di indicatori misurabili, come il tasso di raccolta differenziata, il mezzo di trasporto più utilizzato e il consumo elettrico totale del sito.
