In het kort
Een verantwoord openbaar evenement wordt al vanaf de eerste vergadering opgezet, niet op het laatste moment.
- MVO speelt een rol nog voordat de locatie en de dienstverlener worden gekozen
- De mobiliteit van het publiek weegt vaak zwaarder dan het buffet
- Aan de hand van een cijfermatige evaluatie kan elke volgende editie worden verbeterd
Het organiseren van een verantwoord openbaar evenement betekent niet dat je het feest moet opofferen op het altaar van goede bedoelingen. We hebben allemaal wel eens zo’n vergadering meegemaakt waarin iemand schuchter het idee van herbruikbare bekers oppert, en waarin het onderwerp uiteindelijk onder de stapel logistieke spoedzaken verdwijnt. Het resultaat: het MVO-thema komt pas achteraf aan bod, als er alleen nog maar de decoratie en de spijt overblijven. Bij Allumee zien we juist het tegenovergestelde bij de drone-show voor gemeenten, waarbij de milieu-impact en de veiligheid van het publiek al vanaf het ontwerp van het project worden meegenomen, en niet als een lappendeken achteraf worden toegevoegd. Het is deze mentaliteitsverandering die alles verandert bij de organisatie van een publiek evenement, of er nu 300 of 30.000 mensen bijeenkomen. Bent u klaar om een evenement te organiseren?
MVO moet al in een vroeg stadium in het project worden meegenomen, nog voordat de eerste organisatorische keuzes worden gemaakt
De gebruikelijke reflex is om eerst de locatie, de datum en de dienstverlener te kiezen, en pas daarna na te denken over hoe je dit alles op een verantwoorde manier kunt aanpakken. Het is juist de omgekeerde volgorde die werkt. De ADEME publiceert regelmatig praktijkervaringen waaruit blijkt dat een evenement dat van tevoren met milieucriteria is ontworpen, zijn CO₂-voetafdruk veel aanzienlijker vermindert dan wanneer er pas achteraf maatregelen worden genomen.
Milieu- en sociale doelstellingen vaststellen die zijn afgestemd op het evenement
Een muziekfestival beschikt niet over dezelfde middelen als een vakbeurs of een openluchtspektakel voor het grote publiek. Door realistische doelstellingen vast te stellen, voorkom je de valkuil van onbedoeld ‘greenwashing’, waarbij je koolstofneutraliteit belooft zonder over de middelen te beschikken om die belofte na te komen.
De functies identificeren die de grootste impact hebben
Bij de meeste openbare evenementen is het grootste deel van de ecologische voetafdruk toe te schrijven aan drie factoren: het vervoer van het publiek, de catering en het energieverbruik ter plaatse. Het loont meer om de inspanningen op deze drie pijlers te concentreren dan overal symbolische microacties te verspreiden.
De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van het evenement
De keuze van de locatie bepaalt bijna alles: bereikbaarheid, energieverbruik, behoefte aan tijdelijke voorzieningen. Wij zijn van mening dat een verkeerde locatiekeuze nooit volledig kan worden goedgemaakt, zelfs niet met de beste wil van de wereld achteraf.
Kies bij voorkeur een locatie die toegankelijk is en geschikt voor het verwachte aantal bezoekers
Een te grote ruimte verspilt energie aan het verwarmen of verlichten van lege ruimte. Een te kleine ruimte leidt tot gevaarlijke opstoppingen. De juiste omvang is die welke aansluit bij de werkelijkheid, niet bij een fantasiebeeld van grote drukte.
Gebruik maken van de bestaande voorzieningen in plaats van steeds meer tijdelijke installaties te plaatsen
Elke gehuurde tijdelijke constructie betekent transport, opbouw en afbouw. Door gebruik te maken van wat er ter plaatse al aanwezig is – tribunes, sanitaire voorzieningen, vaste verlichting – wordt de logistieke voetafdruk van het evenement aanzienlijk verkleind.
De mobiliteit van het publiek wordt een belangrijke factor voor een verantwoord feest
Bij Allumee zeggen we het intern vaak: de reis van het publiek weegt zwaarder door in de CO₂-balans dan welke scenografie dan ook. Dat is contra-intuïtief, maar de cijfers van het Shift Project bevestigen dit regelmatig voor grote bijeenkomsten.
De bereikbaarheid met het openbaar vervoer, de fiets en te voet verbeteren
Het afspreken van pendeldiensten of voorkeurstarieven met lokale vervoersnetwerken maakt een groot verschil. Een beveiligde fietsenstalling die direct bij de ingang van het terrein goed zichtbaar is, stimuleert deze keuze op natuurlijke wijze.
De laatste kilometers regelen wanneer de locatie moeilijk bereikbaar is
Veel openluchtvoorstellingen vinden plaats op locaties die moeilijk bereikbaar zijn. Een pendeldienst tussen het station en de locatie lost vaak al 80% van het mobiliteitsprobleem op.
De deelnemers stimuleren zonder hen een schuldgevoel te geven over hun manier van reizen
Niemand vindt het prettig om veroordeeld te worden omdat hij of zij de auto heeft genomen bij gebrek aan een alternatief. De juiste aanpak is om het gemakkelijker te maken, nooit om te moraliseren.
Catering en drankjes kunnen plezier en MVO-verplichtingen met elkaar combineren
Voedselverspilling bij openbare evenementen blijft een blinde vlek die maar al te vaak over het hoofd wordt gezien, terwijl er wel degelijk oplossingen bestaan die niet duurder zijn.
Pas de hoeveelheden aan om voedselverspilling te beperken
Een prognose die is gebaseerd op de daadwerkelijke kaartverkoop, en niet op optimistische schattingen, voorkomt dat er aan het eind van de avond tonnen voedsel worden weggegooid.
Kies voor lokale, seizoensgebonden producten en plantaardige alternatieven
Korte ketens zorgen voor minder transport en ondersteunen de lokale economie. Door systematisch een plantaardige optie aan te bieden, wordt ook tegemoetgekomen aan een groeiende vraag vanuit het publiek.
Het gebruik van wegwerpartikelen terugdringen zonder de bezoekerservaring te bemoeilijken
Herbruikbare bekers met statiegeld worden nu bij de meeste grote evenementen in Frankrijk gebruikt. De logistiek rond het inzamelen is de afgelopen jaren aanzienlijk vereenvoudigd.
- Vermindering van afval
- Positief imago bij het publiek
- Kosten op termijn onder controle
- Initiële investering in apparatuur
- Logistiek van de inzameling moet worden georganiseerd
Afval, energie en scenografie moeten onzichtbaar blijven voor de deelnemers
Soberheid mag nooit opvallen. Het publiek komt om een ervaring te beleven, niet om getuige te zijn van een demonstratie van ecologische deugdzaamheid.
Het sorteersysteem zo ontwerpen dat het zelfs in een feestelijke sfeer intuïtief is
Duidelijk gemarkeerde afvalbakken, geplaatst op plaatsen waar mensen van nature langskomen, zorgen voor een hoger percentage correct gesorteerd afval zonder dat er extra communicatie nodig is.
Meubilair, bewegwijzering en decoratieve elementen hergebruiken
Een modulair decor, ontworpen om bij meerdere edities te worden gebruikt, zorgt ervoor dat de milieu- en financiële kosten op de lange termijn worden terugverdiend.
De verlichting en de technische installaties afstemmen op de werkelijke behoeften
LED-technologieën zorgen voor een drastische vermindering van het stroomverbruik in vergelijking met traditionele apparatuur, iets wat we rechtstreeks merken aan onze eigen lichtshows.
Een verantwoord openbaar evenement moet ook toegankelijk en inclusief zijn
MVO beperkt zich niet tot het milieu. Toegankelijkheid en inclusie vormen een integraal onderdeel van een werkelijk verantwoord evenement.
Voorbereidingen treffen voor de opvang van mensen met een beperking
Oprijplaten, speciale parkeerplaatsen, aangepaste bewegwijzering: deze elementen moeten al bij het ontwerp van het terrein worden meegenomen, en niet op het laatste moment onder druk van een klacht.
Ruimtes en diensten voorzien die zijn afgestemd op verschillende doelgroepen
Gezinsruimte, rustige omgeving, goede toegankelijkheid voor kinderwagens: door breed te denken wordt het publiek dat door het evenement wordt bereikt automatisch groter.
Sociale aspecten meenemen bij de keuze van dienstverleners en partners
Door voor bepaalde logistieke opdrachten samen te werken met re-integratieorganisaties of aangepaste bedrijven wordt de sociale dimensie van het evenement versterkt.
Toegankelijkheid
Oprijplaten en aangepaste bewegwijzering
Inclusie
Ruimtes voor gezinnen
Integratie
Betrokken dienstverleners
Comfort
Rustige zones voorzien
Hoe kunnen we het publiek bewust maken zonder het feest te veranderen in een les in MVO?
Dat is waarschijnlijk het lastigste onderdeel van de hele exercitie. Te veel gepraat doet afbreuk aan de boodschap; dat weten we allemaal, omdat we het zelf als toeschouwer hebben meegemaakt.
Zorg ervoor dat de verantwoordingsmechanismen eenvoudig en direct bruikbaar zijn
Een goed doordachte indeling is in drie seconden te begrijpen, zonder eindeloze uitlegborden.
Bepaalde toezeggingen tot een onderdeel van de ervaring maken
Een lichtshow met drones illustreert deze logica goed: de technologische prestatie en de verwondering van het publiek worden zelf de boodschap, zonder dat er nog iets aan toegevoegd hoeft te worden.
Communiceer over concrete maatregelen in plaats van steeds maar weer beloften te doen
Het noemen van een concreet cijfer, zoals het percentage gescheiden afval tijdens de vorige editie, is overtuigender dan een lange lijst met toezeggingen.
Een duurzaam evenement voel je, het kun je niet uitleggen.
De dienstverleners moeten worden betrokken bij de doelstellingen van het evenement
Een organisator kan niet alles in zijn eentje dragen. De dienstverleners, van de cateraar tot de geluidstechnicus, dragen rechtstreeks bij aan de totale indruk.
MVO-criteria meenemen vanaf de offerteaanvraag en de prijsopgaven
Door aanbieders al bij de aanbesteding te vragen naar hun milieuverplichtingen, veranderen de ontvangen reacties en daarmee ook de praktijken in het veld.
Een afweging maken tussen nabijheid, kosten, impact en kwaliteit van de dienstverlening
De lokale dienstverlener is niet altijd de goedkoopste, maar zorgt vaak voor minder kilometers en maakt de coördinatie op de dag zelf een stuk eenvoudiger.
Meetbare doelstellingen vaststellen in plaats van een louter declaratief handvest
Een ondertekend handvest zonder indicatoren om de voortgang te meten is waardeloos. Wij geven altijd de voorkeur aan kwantificeerbare toezeggingen die achteraf kunnen worden gecontroleerd.
Door de impact te meten, kun je nagaan of het evenement daadwerkelijk de oorzaak was
Zonder metingen is het onmogelijk om te weten of de inspanningen vruchten hebben afgeworpen. De evaluatie na afloop van het evenement verdient evenveel aandacht als de voorbereiding zelf.
Enkele indicatoren met betrekking tot verplaatsingen, afval en verbruik bijhouden
Drie tot vijf zorgvuldig gekozen indicatoren zijn ruimschoots voldoende: sorteerpercentage, belangrijkste vervoerswijze van het publiek, totaal elektriciteitsverbruik.
Beoordeel ook de toegankelijkheid, de tevredenheid en de lokale effecten
Een eenvoudige tevredenheidsenquête, die enkele dagen na het evenement wordt verstuurd, brengt vaak verbeterpunten aan het licht die op dat moment niet opvallen.
De evaluatie gebruiken om de volgende uitgave te verbeteren
De evaluatie heeft alleen waarde als ze concreet wordt gebruikt om de volgende uitgave aan te passen. Op dat moment wordt de MVO-aanpak pas echt een continu proces in plaats van een eenmalige actie.
- Voortdurende verbetering van de uitgaven
- Sterk communicatieargument
- Binding van een publiek dat gevoelig is voor deze kwesties
Het organiseren van een verantwoord openbaar evenement blijft een evenwichtsoefening
Het organiseren van een verantwoord openbaar evenement is geen wonder en vergt ook geen financiële opoffering. Het is een reeks samenhangende keuzes, die al in een vroeg stadium van het project worden gemaakt en die uiteindelijk een geheel vormen dat in de ogen van het publiek geloofwaardig overkomt. Met elke editie kun je de balans tussen ecologische ambitie, budgettaire haalbaarheid en het plezier van de deelnemers weer een beetje verder verfijnen. En jij, wat is de eerste MVO-maatregel die je tijdens je volgende evenement gaat uitproberen?
Veelgestelde vragen over het organiseren van een verantwoord openbaar evenement
Hoe kun je een evenement milieuvriendelijker maken?
Door in de eerste plaats aandacht te besteden aan het vervoer van het publiek, de catering en het energieverbruik ter plaatse – de drie posten die het grootste deel van de CO₂-voetafdruk van een evenement uitmaken.
Welke MVO-criteria moeten bij de organisatie van een evenement worden meegenomen?
De locatie, mobiliteit, voeding, afvalbeheer, toegankelijkheid en de toezeggingen van dienstverleners vormen de basis van de MVO-criteria die al vanaf de ontwerpfase moeten worden meegenomen.
Hoe kan afval tijdens een openbaar evenement worden verminderd?
Intuïtief afvalscheiden, herbruikbare bekers met statiegeld en hergebruik van de bewegwijzering zorgen voor een drastische vermindering van de hoeveelheid afval die per evenement wordt geproduceerd.
Hoe kunnen we een feestelijk evenement combineren met energiezuinigheid?
Dankzij de ledverlichting, de realistische dimensionering van de technische installaties en het gebruik van de bestaande infrastructuur wordt een energiezuinigheid bereikt die voor het publiek onzichtbaar blijft.
Hoe meet je de milieu-impact van een evenement?
Door een beperkt aantal meetbare indicatoren te volgen, zoals het sorteerpercentage, de belangrijkste vervoerswijze en het totale elektriciteitsverbruik van de locatie.
