En resumen
Un evento público responsable se organiza desde la primera reunión, no a última hora.
- La RSE se tiene en cuenta antes de elegir el lugar y el proveedor
- La movilidad del público suele pesar más que el bufé
- Un balance con cifras te ayuda a mejorar cada nueva edición
Organizar un evento público responsable no significa sacrificar la fiesta en aras de las buenas intenciones. Todos hemos vivido esa reunión en la que alguien sugiere tímidamente usar vasos reutilizables, y el tema acaba enterrado bajo la pila de urgencias logísticas. Resultado: el tema de la RSE llega a última hora, cuando ya solo quedan la decoración y los remordimientos. En Allumee, vemos justo lo contrario con el espectáculo de drones para municipios, donde el impacto medioambiental y la seguridad del público se tienen en cuenta desde el inicio del proyecto, no se añaden a última hora como un parche. Es este cambio de enfoque lo que lo cambia todo en la organización de un evento público, ya sea para 300 o para 30 000 personas. ¿Estás listo para organizar una velada especial?
La RSE tiene que integrarse en el proyecto antes de que se tomen las primeras decisiones organizativas
Lo habitual es elegir el lugar, la fecha y el proveedor antes de plantearte cómo hacer que todo eso sea sostenible. Pero lo que funciona es hacerlo al revés. La ADEME publica regularmente informes de experiencias que demuestran que un evento planificado desde el principio teniendo en cuenta criterios medioambientales reduce su huella de carbono de forma mucho más significativa que si se toman medidas a última hora.
Establecer objetivos medioambientales y sociales adecuados para el evento
Un festival de música no tiene los mismos recursos que una feria profesional o un espectáculo al aire libre para el gran público. Fijar objetivos realistas evita caer en la trampa del «greenwashing» involuntario, en el que se promete la neutralidad de carbono sin tener los medios para cumplirla.
Identificar los puestos en los que se concentran los principales impactos
En la mayoría de los eventos públicos, hay tres aspectos que concentran la mayor parte de la huella ecológica: los desplazamientos del público, la restauración y la energía que se consume en el recinto. Centrar los esfuerzos en estos tres pilares da mejores resultados que ir repartiendo microacciones simbólicas por todas partes.
El lugar influye en gran medida en el impacto del evento
La elección del emplazamiento determina casi todo lo demás: accesibilidad, consumo energético, necesidad de instalaciones temporales. Creemos que una mala elección del lugar nunca se puede compensar del todo, ni siquiera con toda la buena voluntad del mundo después.
Elige un lugar accesible y adecuado para el número de personas que esperas que vengan
Un local demasiado grande desperdicia energía al calentar o iluminar espacios vacíos. Uno demasiado pequeño crea puntos de congestión peligrosos. El tamaño adecuado es el que se ajusta a la realidad, no a la fantasía de una gran afluencia de público.
Aprovechar las instalaciones que ya hay en lugar de poner más instalaciones temporales
Cada estructura temporal que se alquila supone un transporte, un montaje y un desmontaje. Reutilizar lo que ya hay en el lugar —gradas, aseos, iluminación fija— reduce automáticamente la huella logística del evento.
La movilidad del público se convierte en un factor clave para una fiesta responsable
En Allumee lo repetimos a menudo: el desplazamiento del público tiene un mayor impacto en la huella de carbono que cualquier escenografía. Aunque parezca contradictorio, las cifras del Shift Project lo confirman constantemente en el caso de los grandes eventos.
Facilitar el acceso en transporte público, en bici y a pie
Negociar servicios de transporte o tarifas preferenciales con las redes de transporte locales marca la diferencia. Un aparcamiento para bicicletas seguro y visible nada más entrar en las instalaciones anima de forma natural a elegir esta opción.
Organizar los últimos kilómetros cuando el lugar es de difícil acceso
Muchos espectáculos al aire libre se celebran en lugares con pocas conexiones de transporte. Un servicio de autobús entre la estación y el recinto suele resolver por sí solo el 80 % del problema de movilidad.
Animar a los participantes a elegir su medio de transporte sin hacerles sentir culpables
A nadie le gusta que le juzguen por haber cogido el coche por falta de alternativas. Lo mejor es facilitar las cosas, nunca dar lecciones de moral.
La restauración y las bebidas pueden combinar el placer con los compromisos de RSE
El desperdicio de comida en los eventos públicos sigue siendo un tema que se suele pasar por alto, cuando en realidad hay soluciones que no cuestan más.
Adapta las cantidades para evitar el desperdicio de comida
Una previsión basada en la venta real de entradas, y no en estimaciones optimistas, evita que se tiren toneladas de comida al final de la noche.
Apostar por productos locales, de temporada y alternativas vegetales
Las cadenas de suministro cortas reducen el transporte y apoyan la economía local. Ofrecer siempre una opción vegetariana también responde a una demanda cada vez mayor por parte del público.
Reducir los productos de un solo uso sin complicar la experiencia del público
Los vasos reutilizables con depósito ya se usan en la mayoría de los grandes eventos franceses. La logística de recogida se ha simplificado mucho en los últimos años.
- Reducción del desperdicio
- Imagen positiva ante el público
- Costes controlados a largo plazo
- Inversión inicial en material
- Hay que organizar la logística de recogida
Los residuos, la energía y la escenografía tienen que pasar desapercibidos para los participantes
La sobriedad nunca debe notarse. El público viene a disfrutar de un momento, no a ver una demostración de virtud ecológica.
Diseñar el sistema de clasificación para que resulte intuitivo incluso en un ambiente festivo
Los contenedores, claramente identificados y colocados en los puntos de paso habituales, aumentan la tasa de clasificación correcta sin necesidad de hacer ningún esfuerzo adicional de comunicación.
Reutilizar el mobiliario, la señalización y los elementos decorativos
Un decorado modular, pensado para usarse en varias ediciones, amortiza su coste medioambiental y económico a largo plazo.
Dimensionar la iluminación y los equipos técnicos según las necesidades reales
Las tecnologías LED reducen el consumo eléctrico de forma drástica en comparación con los equipos tradicionales, algo que podemos comprobar directamente en nuestros propios dispositivos para espectáculos de luces.
Un evento público responsable también tiene que ser accesible e inclusivo
La RSE no se limita al medio ambiente. La accesibilidad y la inclusión son parte fundamental de un evento verdaderamente responsable.
Prepararse para recibir a las personas con discapacidad
Rampas, plazas reservadas, señalización adaptada: estos elementos hay que planificarlos desde el momento en que se diseña el recinto, no a última hora bajo la presión de una reclamación.
Prever espacios y servicios adaptados a diferentes públicos
Espacio para familias, zona tranquila, fácil acceso para cochecitos: pensar a lo grande amplía automáticamente el público al que llega el evento.
Tener en cuenta los aspectos sociales a la hora de elegir a los proveedores y socios
Trabajar con centros de inserción laboral o empresas adaptadas para ciertas tareas logísticas refuerza la dimensión social del evento.
Accesibilidad
Rampas y señalización adaptada
Inclusión
Espacios para familias
Integración
Proveedores comprometidos
Comodidad
Zonas tranquilas previstas
¿Cómo concienciar a la gente sin que la fiesta se convierta en una clase de RSE?
Probablemente sea la parte más delicada de todo el proceso. Hablar demasiado le quita fuerza al mensaje; todos lo sabemos porque lo hemos vivido como espectadores.
Hacer que los dispositivos responsables sean sencillos y fáciles de usar
Un sistema de clasificación bien pensado se entiende en tres segundos, sin necesidad de un cartel explicativo interminable.
Hacer que ciertos compromisos formen parte de la experiencia
Un espectáculo de drones luminosos ilustra muy bien esta idea: la proeza tecnológica y el asombro del público se convierten en sí mismos en el mensaje, sin necesidad de añadir nada más.
Hablar de medidas concretas en lugar de hacer un montón de promesas
Dar una cifra concreta, como el porcentaje de residuos clasificados en la edición anterior, resulta más convincente que una larga declaración de compromisos.
Un evento responsable se nota, no se explica.
Los proveedores deben implicarse en los compromisos del evento
Un organizador por sí solo no puede encargarse de todo. Los proveedores, desde el servicio de catering hasta el técnico de sonido, contribuyen directamente al resultado final.
Incorporar criterios de RSE desde la fase de consulta y los presupuestos
Si les preguntas a los proveedores cuáles son sus compromisos medioambientales ya desde la licitación, las respuestas que obtienes cambian y, por lo tanto, también cambian las prácticas sobre el terreno.
Encontrar el equilibrio entre la cercanía, el coste, el impacto y la calidad del servicio
El proveedor local no siempre es el más barato, pero a menudo te ahorra kilómetros y facilita la coordinación el día de la celebración.
Establecer compromisos medibles en lugar de una carta meramente declarativa
Una carta firmada sin indicadores de seguimiento no sirve de nada. Siempre preferimos compromisos cuantificados y verificables una vez finalizado el evento.
Medir el impacto te permite saber si el evento fue realmente el responsable
Sin una evaluación, es imposible saber si los esfuerzos han dado sus frutos. El análisis posterior al evento merece tanta atención como la propia preparación.
Hacer un seguimiento de algunos indicadores sobre desplazamientos, residuos y consumo
Bastan con creces entre tres y cinco indicadores bien elegidos: tasa de separación de residuos, medio de transporte más utilizado por el público y consumo eléctrico total.
Evalúa también la accesibilidad, la satisfacción y el impacto local
Un sencillo cuestionario de satisfacción, que se envía unos días después del evento, suele revelar aspectos que se pueden mejorar y que pasan desapercibidos en ese momento.
Aprovecha el balance para mejorar la próxima edición
El balance solo tiene valor si sirve de verdad para ajustar la siguiente edición. Ahí es donde el enfoque de RSE se vuelve realmente continuo, en lugar de puntual.
- Mejora continua de las ediciones
- Un argumento de comunicación sólido
- Fidelización de un público sensible a estos temas
Organizar un evento público responsable sigue siendo un ejercicio de equilibrio
Organizar un evento público responsable no es ni un milagro ni un sacrificio económico. Se trata de una serie de decisiones coherentes, tomadas desde el principio del proyecto, que acaban formando un todo creíble a los ojos del público. Cada edición te permite ajustar un poco más el equilibrio entre la ambición ecológica, la viabilidad presupuestaria y la satisfacción de los participantes. ¿Y tú, cuál es la primera medida de RSE que vas a probar en tu próximo evento?
Preguntas frecuentes sobre cómo organizar un evento público responsable
¿Cómo hacer que un evento sea más respetuoso con el medio ambiente?
Centrándonos sobre todo en la movilidad del público, la restauración y la energía que se consume en el recinto, que son las tres áreas que concentran la mayor parte de la huella de carbono de un evento.
¿Qué criterios de RSE hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento?
El lugar, la movilidad, la alimentación, la gestión de residuos, la accesibilidad y los compromisos de los proveedores son la base de los criterios de RSE que hay que tener en cuenta desde la fase de diseño.
¿Cómo se pueden reducir los residuos durante un acto público?
Una clasificación intuitiva, vasos reutilizables con depósito y la reutilización de la señalización reducen drásticamente el volumen de residuos que se generan en cada edición.
¿Cómo combinar una celebración con el ahorro energético?
La iluminación LED, el dimensionamiento adecuado de los equipos técnicos y el aprovechamiento de las infraestructuras existentes permiten un ahorro energético que pasa desapercibido para el público.
¿Cómo se mide el impacto medioambiental de un evento?
Teniendo en cuenta un número limitado de indicadores medibles, como la tasa de separación de residuos, el medio de transporte más utilizado y el consumo eléctrico total de las instalaciones.
