تنظيم فعالية عامة: كيف يمكن التوفيق بين الاحتفال والمسؤولية الاجتماعية للشركات؟

تنظيم فعالية عامة مسؤولة لا يعني التضحية بالاحتفال على مذبح النوايا الحسنة. لقد مررنا جميعًا بتلك الاجتماعات التي يطرح فيها أحدهم بخجل فكرة استخدام الأكواب القابلة لإعادة الاستخدام، ليُطمر الموضوع في نهاية المطاف تحت كومة المهام اللوجستية العاجلة. والنتيجة: أن موضوع المسؤولية الاجتماعية للشركات (RSE) يأتي بعد فوات الأوان، عندما لا يتبقى سوى الديكور والندم. أما في Allumee، فنلاحظ العكس تمامًا مع عرض الطائرات بدون طيار الخاص بالجهات المحلية، حيث يتم التفكير في الأثر البيئي وسلامة الجمهور منذ مرحلة تصميم المشروع، ولا يتم إضافتهما كحلول مؤقتة. هذا التحول في الموقف هو ما يغير كل شيء في تنظيم أي حدث عام، سواء كان يجمع 300 أو 30000 شخص. هل أنت مستعد لتنظيم أمسية احتفالية ؟

يجب أن تُدمج المسؤولية الاجتماعية للشركات في المشروع قبل اتخاذ القرارات التنظيمية الأولى

عادةً ما يتم اختيار المكان والتاريخ ومقدم الخدمة قبل التفكير في كيفية جعل كل ذلك مستدامًا. لكن الترتيب العكسي هو الذي يثبت فعاليته. تنشر الوكالة الفرنسية للطاقة والبيئة (ADEME) بانتظام تقارير عن التجارب الميدانية تُظهر أن تنظيم حدث يتم التخطيط له مسبقًا وفقًا لمعايير بيئية يقلل من بصمته الكربونية بشكل أكثر فعالية بكثير من اتخاذ إجراءات تصحيحية متأخرة.

تحديد أهداف بيئية واجتماعية تتناسب مع الحدث

لا يمتلك مهرجان الموسيقى نفس الأدوات التي يمتلكها معرض تجاري أو عرض عام في الهواء الطلق. إن تحديد أهداف واقعية يساعد على تجنب فخ «التضليل البيئي» غير المقصود، وهو ما يحدث عندما يتم الوعد بتحقيق الحياد الكربوني دون توفر الوسائل اللازمة للوفاء بذلك.

تحديد الوظائف التي تتركز فيها الآثار الرئيسية

في معظم الفعاليات العامة، تتركث البصمة البيئية بشكل أساسي في ثلاثة مجالات: تنقلات الجمهور، والخدمات الغذائية، والطاقة المستهلكة في الموقع. وتركيز الجهود على هذه الركائز الثلاث يحقق نتائج أفضل من توزيع الإجراءات الرمزية الصغيرة في كل مكان.

12٪

يؤثر المكان بشكل كبير على الطابع العام للحدث

يحدد اختيار الموقع كل شيء تقريبًا: سهولة الوصول، واستهلاك الطاقة، والحاجة إلى المنشآت المؤقتة. ونعتقد أن الاختيار الخاطئ للموقع لا يمكن تعويضه تمامًا أبدًا، حتى مع بذل أقصى جهد ممكن لاحقًا.

إعطاء الأولوية لموقع يسهل الوصول إليه ومناسب للسعة المتوقعة

المكان الذي يكون أكبر من اللازم يهدر الطاقة في تدفئة أو إضاءة مساحات خالية. أما المكان الذي يكون أصغر من اللازم فيؤدي إلى حدوث ازدحامات خطيرة. الحجم المناسب هو الذي يتناسب مع الواقع، وليس مع التخيلات حول الإقبال.

الاستفادة من المعدات الموجودة بدلاً من زيادة المنشآت المؤقتة

كل هيكل مؤقت يتم استئجاره يتطلب عملية نقل وتركيب وتفكيك. إن إعادة استخدام ما هو موجود بالفعل في الموقع، مثل المدرجات والمرافق الصحية والإضاءة الثابتة، يقلل بشكل كبير من الأثر اللوجستي للحدث.

أصبحت تنقلات الجمهور عاملاً رئيسياً في تنظيم احتفال مسؤول

كثيرًا ما نكرر ذلك داخليًّا في Allumee: إن مسافة تنقل الجمهور تؤثر بشكل أكبر على البصمة الكربونية أكثر من أي تصميم مسرحي. وهذا أمر غير بديهي، لكن أرقام مشروع «Shift Project» تؤكد ذلك بانتظام فيما يتعلق بالتجمعات الكبيرة.

تسهيل الوصول بوسائل النقل العام، بالدراجة، أو سيرًا على الأقدام

إن التفاوض مع شبكات النقل المحلية لتوفير خدمات نقل مكوكية أو أسعار تفضيلية يُحدث فرقاً كبيراً. كما أن وجود موقف آمن للدراجات يمكن رؤيته فور دخول الموقع يشجع بشكل طبيعي على اختيار هذا الخيار.

تنظيم الكيلومترات الأخيرة عندما يكون الوصول إلى الموقع صعبًا

تُقام العديد من العروض في الهواء الطلق في أماكن يصعب الوصول إليها. وغالبًا ما تحل حافلة النقل المكوكية التي تربط بين محطة القطار وموقع العرض 80% من مشكلة التنقل بمفردها.

تشجيع المشاركين على اتباع طرق تنقل معينة دون إثارة الشعور بالذنب لديهم

لا أحد يحب أن يشعر بأنه يُحكم عليه لأنه استخدم سيارته لعدم وجود بديل آخر. النهج الصحيح هو تسهيل الأمر، وليس إلقاء المحاضرات الأخلاقية أبدًا.

يمكن لقطاع المطاعم والمشروبات أن يجمع بين المتعة والالتزامات في مجال المسؤولية الاجتماعية للشركات

لا يزال هدر الطعام في الفعاليات العامة يمثل نقطة عمياء تُهمل في كثير من الأحيان، رغم أن الحلول متوفرة ولا تكلف أكثر.

تعديل الكميات للحد من هدر الطعام

إن وضع توقعات تستند إلى مبيعات التذاكر الفعلية، وليس إلى تقديرات متفائلة، يمنع إهدار أطنان من الطعام في نهاية الأمسية.

الاعتماد على المنتجات المحلية والموسمية والبدائل النباتية

تقلل سلاسل التوريد القصيرة من عمليات النقل وتدعم الاقتصاد المحلي. كما أن تقديم خيار نباتي بشكل منهجي يلبي الطلب المتزايد من الجمهور.

الحد من استخدام المنتجات التي تُستهلك لمرة واحدة دون تعقيد تجربة الجمهور

أصبحت الأكواب القابلة لإعادة الاستخدام والقابلة للاسترداد تُستخدم الآن في معظم الفعاليات الكبرى في فرنسا. وقد أصبحت عمليات جمعها لوجستياً أسهل بكثير خلال السنوات الأخيرة.

يجب أن تظل النفايات والطاقة والتصميم المسرحي غير مرئية للمشاركين

يجب ألا يكون التواضع ظاهراً أبداً. فالجمهور يأتي ليعيش لحظة مميزة، وليس ليشهد عرضاً للفضيلة البيئية.

تصميم عملية الفرز بحيث تكون بديهية حتى في أجواء احتفالية

تساهم الصناديق المُعلَّمة بوضوح، والموضوعة في أماكن المرور الطبيعية، في زيادة معدل الفرز الصحيح دون الحاجة إلى جهود تواصل إضافية.

إعادة استخدام الأثاث واللافتات والعناصر الزخرفية

إن الديكور القابل للتعديل، المصمم ليُستخدم في عدة دورات، يقلل من أثره البيئي والمالي على المدى الطويل.

تحديد مواصفات الإضاءة والمعدات التقنية وفقًا للاحتياجات الفعلية

تقلل تقنيات LED من استهلاك الكهرباء بشكل كبير مقارنة بالأجهزة التقليدية، وهو أمر نلاحظه بشكل مباشر في أجهزة العروض الضوئية الخاصة بنا.

يجب أن يكون أي حدث عام مسؤولًا متاحًا للجميع وشاملًا أيضًا

لا تقتصر المسؤولية الاجتماعية للشركات على البيئة فحسب. فالإمكانية في الوصول والاندماج جزء لا يتجزأ من أي فعالية تتسم بالمسؤولية الحقيقية.

التحضير لاستقبال الأشخاص ذوي الإعاقة

المنحدرات، والمواقف المخصصة، واللافتات المناسبة: يجب التخطيط لهذه العناصر منذ مرحلة تصميم الموقع، وليس في اللحظة الأخيرة تحت ضغط الشكاوى.

توفير مساحات وخدمات ملائمة لمختلف الفئات من الجمهور

مساحة مخصصة للعائلات، منطقة هادئة، سهولة الوصول بعربات الأطفال: التفكير على نطاق واسع يؤدي تلقائيًا إلى توسيع نطاق الجمهور الذي يستهدفه الحدث.

دمج القضايا الاجتماعية في عملية اختيار مقدمي الخدمات والشركاء

إن التعاون مع مؤسسات إعادة الإدماج أو الشركات المخصصة لذوي الاحتياجات الخاصة في بعض المهام اللوجستية يعزز البعد الاجتماعي للحدث.

كيف يمكن توعية الجمهور دون تحويل الحفل إلى درس في المسؤولية الاجتماعية للشركات؟

ربما يكون هذا هو الجزء الأكثر حساسية في العملية برمتها. فالإسهاب في الكلام يضعف الرسالة، ونحن جميعًا نعلم ذلك لأننا عشنا هذه التجربة كجمهور.

جعل الأجهزة الذكية سهلة الاستخدام ومباشرة

يمكن فهم نظام الفرز المدروس جيدًا في غضون ثلاث ثوانٍ، دون الحاجة إلى لافتة توضيحية مطولة.

جعل بعض الالتزامات جزءًا من التجربة

يُجسِّد عرض الطائرات بدون طيار المضيئة هذه الفكرة جيدًا: فالإنجاز التكنولوجي وإعجاب الجمهور يصبحان هما الرسالة بحد ذاتها، دون الحاجة إلى أي كلام إضافي.

التحدث عن إجراءات ملموسة بدلاً من الإدلاء بالعديد من الوعود

إن الإعلان عن رقم محدد، مثل النسبة المئوية للنفايات التي تم فرزها في الدورة السابقة، يكون أكثر إقناعًا من وثيقة طويلة تتضمن التزامات.

الحدث المسؤول يُحس به، ولا يمكن تفسيره.

يجب إشراك مقدمي الخدمات في الالتزامات المتعلقة بالحدث

لا يمكن لمنظم واحد أن يتحمل كل شيء بمفرده. فالمزودون، بدءًا من مقدمي خدمات الطعام وصولاً إلى فنيي الصوت، يساهمون بشكل مباشر في الصورة العامة للحدث.

دمج معايير المسؤولية الاجتماعية للشركات (RSE) منذ مرحلة الاستشارة وتقديم عروض الأسعار

إن مطالبة مقدمي الخدمات بالإفصاح عن التزاماتهم البيئية منذ مرحلة طرح المناقصة يؤدي إلى تغيير الردود الواردة، وبالتالي تغيير الممارسات على أرض الواقع.

الموازنة بين القرب والتكلفة والتأثير وجودة الخدمة

المزود المحلي ليس دائمًا الأرخص، لكنه غالبًا ما يقلل من عدد الكيلومترات المقطوعة وييسر التنسيق في يوم الحدث.

تحديد التزامات قابلة للقياس بدلاً من ميثاق يقتصر على الإقرارات

إن أي ميثاق يتم توقيعه دون مؤشرات للمتابعة لا قيمة له. ونحن نفضل دائمًا الالتزامات المحددة بالأرقام والتي يمكن التحقق منها بعد انتهاء الحدث.

قياس الأثر يتيح معرفة ما إذا كان الحدث هو السبب الفعلي

بدون قياس، يستحيل معرفة ما إذا كانت الجهود قد آتت ثمارها. ويستحق تقييم النتائج بعد انتهاء الحدث نفس القدر من العناية الذي يُولى للتحضير نفسه.

متابعة بعض المؤشرات المتعلقة بالتنقلات والنفايات والاستهلاك

يكفي تمامًا وجود ثلاثة إلى خمسة مؤشرات مختارة بعناية: معدل الفرز، ووسيلة النقل الأكثر استخدامًا من قبل الجمهور، وإجمالي استهلاك الكهرباء.

تقييم مدى سهولة الوصول، ودرجة الرضا، والفوائد المحلية أيضًا

غالبًا ما يكشف استبيان بسيط لقياس الرضا، يُرسل بعد بضعة أيام من انتهاء الفعالية، عن نقاط تحتاج إلى تحسين لم تكن واضحة في ذلك الوقت.

استخدام التقييم لتحسين الإصدار التالي

لا تكون المراجعة ذات قيمة إلا إذا استُخدمت بشكل ملموس لتعديل الإصدار التالي. وهنا يصبح نهج المسؤولية الاجتماعية للشركات مستمراً بالفعل، بدلاً من أن يكون مجرد إجراءً متقطعاً.

لا يزال تنظيم فعالية عامة مسؤولة يمثل عملية تتطلب التوازن

تنظيم فعالية عامة مسؤولة ليس معجزة ولا يتطلب تضحية مالية. إنه سلسلة من الخيارات المتسقة، التي تُتخذ في مرحلة مبكرة من المشروع، وتشكل في النهاية كيانًا موثوقًا به في أعين الجمهور. تتيح كل دورة من الفعالية صقل التوازن بين الطموح البيئي، والجدوى المالية، ومتعة المشاركين. وأنت، ما هو أول أداة من أدوات المسؤولية الاجتماعية للشركات التي ستجربها في فعاليتك القادمة؟