Licitaciones para eventos: ¿cómo dejar de perder el tiempo?

La licitación de eventos es, sin duda, uno de los procesos más mal entendidos del sector. A menudo nos lo imaginamos como un procedimiento reservado a las grandes agencias parisinas, repletas de referencias y presupuestos de comunicación. La realidad es más matizada, más accesible en algunos aspectos y, sinceramente, más exigente de lo que se suele decir. Tanto si eres una agencia de eventos en busca de nuevos mercados, una administración local que quiere organizar un festival o un seminario, o un proveedor independiente que se pregunta si todo esto te concierne de verdad, vamos a desentrañarlo juntos. Con sinceridad, sin jerga legal y desde ángulos que la competencia no cubre. ¡Así podrás optar por un espectáculo de drones para tu ayuntamiento!

¿Qué es un proyecto de organización de eventos en el ámbito de la contratación pública?

Un proyecto de evento con un espectáculo de drones, en el sentido de la legislación de contratación pública, abarca cualquier contratación de servicios relacionados con la organización, la producción o la animación de un evento por parte de una entidad sujeta a la normativa de contratación pública. En concreto: seminarios de empresa, festivales culturales, actividades en el centro de las ciudades, conciertos, ferias, congresos, exposiciones, cenas de gala o espectáculos de luz y sonido. Cada uno de estos formatos se corresponde con un código CPV (Vocabulario Común de Contratos Públicos) concreto y, por lo tanto, con diferentes obligaciones de licitación según el importe estimado del contrato.

Contratación pública o privada: dos enfoques de licitación radicalmente diferentes

La contratación pública se rige por el Código de Contratación Pública, con procedimientos regulados, plazos reglamentarios y anuncios publicados en el BOAMP o en una plataforma digital. El contrato privado se rige por las normas propias de cada cliente —ya sea una empresa, una asociación o una fundación—. La fecha límite, los requisitos de candidatura y la ponderación de las ofertas se fijan libremente. Para un proveedor, responder a una licitación privada requiere menos formalidades, pero más habilidades interpersonales. Creemos que ambos mercados merecen una estrategia distinta, y que muchas agencias de eventos cometen el error de aplicar el mismo esquema de respuesta a ambos.

¿Cuáles son las tres modalidades de licitación?

El Código de Contratación Pública distingue tres grandes tipos de procedimientos. El procedimiento adaptado (MAPA) se aplica por debajo de los umbrales europeos: ofrece una gran libertad al comprador público a la hora de decidir las modalidades de la licitación. El procedimiento formalizado abierto exige la publicación de un anuncio de licitación pública (AAPC) y unos plazos mínimos de respuesta. El procedimiento formal restringido añade una fase de preselección de candidatos antes de enviar el expediente de consulta a las empresas (DCE). En el sector de los eventos, la gran mayoría de los contratos se rigen por el procedimiento adaptado, lo que hace que el sector sea mucho más accesible de lo que te imaginas.

El verdadero coste oculto de las licitaciones de eventos para los proveedores

La agencia Atipic, de Orléans, ha dado en el clavo con algo importante: preparar una propuesta seria para una licitación de eventos a gran escala requiere, de media, cuatro semanas de trabajo intenso. Escenografía, logística, elaboración del presupuesto, redacción del pliego técnico, referencias cuantificadas… y todo ello sin ninguna garantía de que te elijan ni de que te paguen. En la mayoría de los casos, llega la fecha límite, se publica el anuncio de adjudicación… y el que no gana no recibe nada. Ninguna compensación por un trabajo real, documentado y de calidad. Esa es la paradoja central del sector, y explica muchas cosas.

4 semanas

¿Por qué la mayoría de las agencias de eventos rehúyen las licitaciones públicas… y cuándo se equivocan?

Una publicación en LinkedIn del autónomo Régis Clinquart lo ha dejado claro: a la mayoría de las agencias de comunicación de eventos no les gustan las licitaciones. Se les entiende: la carga administrativa es real, los plazos suelen ser ajustados y la tasa de conversión es decepcionante. Pero esta desconfianza crea una oportunidad. Menos competidores serios en una licitación significa, automáticamente, más posibilidades de que te elijan. Creemos que las agencias que saben sistematizar su proceso de respuesta —con plantillas de propuestas, bibliotecas de referencias y herramientas de presupuestación rápida— convierten las licitaciones en una palanca de crecimiento estable, mientras que otras las ven como un castigo.

¿De verdad pueden las pequeñas empresas conseguir contratos públicos para la organización de eventos?

La respuesta es sí, siempre y cuando te centres en los lotes y los procedimientos adecuados. Un ayuntamiento que saca a concurso una actividad de verano o un espectáculo de fin de año suele publicar un anuncio de licitación (MAPA) con umbrales accesibles para las pymes y los autónomos. GL events, líder mundial en el sector de los eventos con más de 1 600 millones de euros de facturación, no se presenta a esas licitaciones. El terreno está libre. Lo que deja fuera a las pequeñas empresas no es el tamaño, sino la falta de documentación administrativa al día: certificados fiscales y de la Seguridad Social, extracto Kbis, referencias recientes. Estos documentos hay que prepararlos con antelación, no el día antes de que se acabe el plazo.

Los 5 criterios de selección que los clientes realmente tienen en cuenta

Calificación técnica frente a calificación financiera: cómo entender las tablas de ponderación reales

En las licitaciones públicas para eventos, la puntuación técnica suele suponer el 60 % de la nota final, y la financiera, el 40 %. Algunos compradores incluso suben la ponderación de la parte técnica hasta el 70 %. ¿Por qué? Porque un evento que sale mal cuesta mucho más en términos de imagen que un servicio que se sitúe ligeramente por encima del precio mínimo. Los cinco criterios que más se suelen ponderar son: la comprensión de las necesidades (a menudo un 25 %), la calidad de la puesta en escena propuesta (20 %), las referencias en el sector (15 %), los recursos humanos movilizados (10 %) y el cumplimiento de los plazos de ejecución (10 %). El precio ocupa el último lugar en la jerarquía real de las decisiones, aunque no siempre se diga abiertamente.

Criterio	Ponderación típica
Comprensión de la necesidad	25 %
Calidad de la escenografía	20 %
Referencias sectoriales	15 %
Recursos humanos	10 %
Precio	40 %

Lo que revelan los anuncios de adjudicación publicados en el BOAMP sobre los precios que se aplican

El Boletín Oficial de Anuncios de Contratación Pública (BOAMP) publica los anuncios de adjudicación después de cada contrato notificado. Estos anuncios indican el importe adjudicado, el número de ofertas recibidas y, a veces, el rango de precios registrado. Es una mina de oro para ajustar tus tarifas: un proveedor de eventos que lea regularmente las adjudicaciones de su sector sabe lo que las administraciones locales pagan realmente por una animación navideña, un seminario de 200 personas o un espectáculo de luz y sonido. Menos del 10 % de las agencias se mantiene al tanto de estos anuncios de adjudicación, y eso es precisamente lo que distingue a los clientes habituales de los que solo se presentan de vez en cuando.

¿Cuáles son las obligaciones legales de un organizador de eventos?

Cualquier organizador de un evento abierto al público tiene que cumplir con unas obligaciones concretas. El decreto del 25 de junio de 1980 establece las normas de seguridad en los locales abiertos al público (ERP). Para los eventos al aire libre con más de 1 500 personas, es obligatorio contar con un servicio de orden. Es obligatorio contratar un seguro de responsabilidad civil para organizadores desde el primer espectador. En los concursos públicos, estas obligaciones se convierten en criterios de elegibilidad: un licitador que no pueda presentar sus certificados de seguro y sus autorizaciones de seguridad queda automáticamente descartado al abrir las ofertas.

Encontrar licitaciones de eventos sin perderte en las plataformas

BOAMP, France Marchés, AAPC: las diferencias concretas entre las fuentes

El BOAMP centraliza los anuncios oficiales de los contratos públicos franceses que superan los umbrales europeos. France Marchés (MPF) reúne contratos de todos los tamaños, con filtros por sector, región y fecha de publicación. Las plataformas regionales de digitalización (perfiles de comprador) publican directamente los pliegos de condiciones (DCE) que se pueden descargar. La verdadera diferencia: el BOAMP impone una fecha de publicación reglamentaria y plazos mínimos entre la publicación y la fecha límite de presentación de ofertas. France Marchés y los agregadores privados como j360 o e-marchespublics también recogen los contratos privados, algo que el BOAMP no hace. Para un seguimiento completo, ambas fuentes son imprescindibles.

Licitaciones para eventos por tipo: deportes, festivales, seminarios, animación

Las licitaciones se agrupan en cuatro grandes segmentos con lógicas muy diferentes. La licitación para eventos deportivos suele implicar requisitos específicos de seguridad privada y gestión de multitudes. La licitación para festivales abarca varios lotes a la vez: escenografía, sonido, catering y seguridad. Las licitaciones para seminarios son las más accesibles para los proveedores de catering y las agencias de tamaño medio. Las licitaciones para animación de eventos suelen adjudicarse a pequeñas empresas locales a través de una MAPA sencilla. Filtrar por segmento desde la fase de seguimiento te ahorra un montón de tiempo y mejora automáticamente la tasa de relevancia de los expedientes que revisas.

Automatizar el seguimiento con IA: la ventaja competitiva que las agencias consolidadas ya están aprovechando

El directo de Comeeti de julio de 2024 lo demostró durante más de una hora: la inteligencia artificial está transformando la forma de responder a las licitaciones de eventos. Ya existen herramientas capaces de analizar automáticamente un pliego de condiciones, detectar los criterios de ponderación y redactar previamente el esquema del informe técnico, y las agencias consolidadas ya las están utilizando. Para las empresas más pequeñas, el primer paso es más sencillo: configurar alertas de correo electrónico específicas en las plataformas (France Marchés, BOAMP, tu perfil de comprador regional) por palabra clave, código CPV y zona geográfica. Media hora de configuración sustituye a una hora de seguimiento manual diario.

Cómo redactar una oferta técnica que destaque en una licitación para un evento

La estructura del pliego de condiciones desde el punto de vista del proveedor: lo primero que lee un comprador público

Un comprador público abre un expediente de respuesta siguiendo este orden exacto: comprobación de que está todo completo desde el punto de vista administrativo, lectura del resumen ejecutivo del pliego técnico y análisis de la oferta económica. Las tres primeras páginas del pliego son decisivas. Deben reformular las necesidades del cliente con tus propias palabras, exponer la propuesta de valor diferenciadora y anunciar la estructura de la oferta. Un pliego que empieza con dos páginas de presentación de la agencia queda descartado mentalmente antes de llegar a la página 3. Este reflejo es universal en los departamentos de compras públicas, y sin embargo, la mayoría de los pliegos que se reciben empiezan exactamente así.

Escenografía, logística, seguridad privada: cómo destacar cada lote en tu memoria

En las licitaciones con varios lotes, cada lote se evalúa con una tabla de puntuación distinta. El lote de escenografía valora la creatividad cuantificable: número de formaciones propuestas, equipamiento utilizado y referencias comparables en cuanto a superficies y aforo. El lote de logística y transporte da importancia a la rapidez de respuesta y a los plazos de montaje y desmontaje. El lote de seguridad privada exige autorizaciones específicas y una proporción entre agentes y público que cumpla con las recomendaciones de la prefectura. Un proveedor como Allumee, especializado en espectáculos con drones luminosos, se presentará principalmente a los lotes de escenografía y producción artística, y tendrá que presentar sus autorizaciones de vuelo de la DGAC, así como sus protocolos de seguridad perimetral para cada tipo de espectáculo.

Un expediente de licitación se gana el contrato en las tres primeras páginas del pliego técnico… o lo pierde.

Los errores formales que hacen que un expediente sea descartado incluso antes de que se examine el fondo del asunto

Hay tres errores que se repiten sistemáticamente en los análisis posteriores a la adjudicación. Primer error: la documentación se presenta después de la fecha y hora límite indicadas; un retraso de tan solo un minuto supone la exclusión sin posibilidad de recurso. Segundo error: falta la firma electrónica o está en el documento equivocado; algunos compradores exigen la firma en el DC1, otros en el BPU y otros en ambos. Tercer error: la oferta responde a la variante equivocada u omite un lote obligatorio del pliego de condiciones. Estos errores de forma nunca se pueden subsanar una vez abiertos los sobres. Un control sistemático en dos pasos —una lista de comprobación administrativa y luego una revisión del pliego de condiciones— los elimina al 100 %.

La licitación de eventos como campo de juego estratégico

El mercado de las licitaciones para eventos sigue sin estar bien aprovechado por la mayoría de los proveedores del sector. Demasiadas agencias le dan la espalda sin haber probado de verdad los segmentos a los que se puede acceder. Demasiados clientes redactan pliegos de condiciones genéricos que no atraen a los mejores perfiles. La buena noticia es que ambos problemas se resuelven con método, no con recursos adicionales. Organizar el seguimiento del mercado, estructurar los expedientes, leer los anuncios de adjudicación… Es un trabajo de fondo que da sus frutos a largo plazo.