Ausschreibungen für Veranstaltungen: Wie können Sie vermeiden, Ihre Zeit zu verschwenden?

Die Ausschreibung von Veranstaltungen ist zweifellos einer der am meisten missverstandenen Prozesse der Branche. Oft stellt man sich dabei ein Verfahren vor, das großen Pariser Agenturen vorbehalten ist, die über zahlreiche Referenzen und umfangreiche Kommunikationsbudgets verfügen. Die Realität ist differenzierter, stellenweise zugänglicher und, offen gesagt, anspruchsvoller, als oft behauptet wird. Ganz gleich, ob Sie eine Eventagentur auf der Suche nach neuen Märkten sind, eine Kommune, die ein Festival oder ein Seminar organisieren möchte, oder ein unabhängiger Dienstleister, der sich fragt, ob all dies wirklich etwas mit Ihnen zu tun hat – wir werden das gemeinsam entwirren. Ehrlich, ohne juristischen Fachjargon und mit Blickwinkeln, die die Konkurrenz nicht abdeckt. Dann können Sie sich für eine Drohnenshow für Kommunen entscheiden!

Was ist ein Veranstaltungsprojekt im Sinne des öffentlichen Auftragswesens?

Ein Veranstaltungsprojekt mit einer Drohnenshow im Sinne des öffentlichen Auftragswesens umfasst jeden Erwerb von Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Organisation, der Produktion oder der Durchführung einer Veranstaltung durch eine dem öffentlichen Auftragswesen unterliegende Stelle. Konkret sind dies: Firmenseminare, Kulturfestivals, Veranstaltungen in Innenstädten, Konzerte, Messen, Kongresse, Ausstellungen, Galadinner oder Licht- und Ton-Shows. Jedes dieser Formate entspricht einem bestimmten CPV-Code (Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge in Europa) und damit unterschiedlichen Ausschreibungspflichten, je nach geschätztem Auftragswert.

Öffentliches oder privates Beschaffungswesen: zwei grundlegend unterschiedliche Ansätze des Wettbewerbs

Das öffentliche Auftragswesen unterliegt dem Gesetz über das öffentliche Auftragswesen, mit festgelegten Verfahren, vorgeschriebenen Fristen und Ausschreibungen, die im BOAMP oder auf einer elektronischen Plattform veröffentlicht werden. Der private Auftrag unterliegt den spezifischen Regeln des jeweiligen Auftraggebers – sei es ein Unternehmen, ein Verein oder eine Stiftung. Der Einsendeschluss, die Bewerbungsvoraussetzungen und die Gewichtung der Angebote werden frei festgelegt. Für einen Dienstleister erfordert die Teilnahme an einer privaten Ausschreibung weniger Formalitäten, dafür aber mehr zwischenmenschliche Beziehungen. Wir sind der Ansicht, dass beide Märkte eine unterschiedliche Strategie erfordern und dass viele Eventagenturen den Fehler begehen, für beide das gleiche Antwortschema anzuwenden.

Welche drei Arten von Ausschreibungen gibt es?

Das Vergabegesetz unterscheidet drei wesentliche Verfahrensformen. Das vereinfachte Verfahren (MAPA) findet unterhalb der europäischen Schwellenwerte Anwendung: Es räumt dem öffentlichen Auftraggeber große Freiheit hinsichtlich der Modalitäten des Wettbewerbs ein. Das formalisierte offene Verfahren schreibt die Veröffentlichung einer öffentlichen Ausschreibung (AAPC) sowie Mindestfristen für die Einreichung von Angeboten vor. Das formalisierte beschränkte Verfahren sieht zusätzlich eine Vorauswahl der Bewerber vor, bevor die Ausschreibungsunterlagen (DCE) an die Unternehmen versandt werden. Im Veranstaltungsbereich fällt die überwiegende Mehrheit der Aufträge unter das angepasste Verfahren – was diesen Sektor weitaus zugänglicher macht, als man gemeinhin annimmt.

Die wahren versteckten Kosten von Ausschreibungen für Veranstaltungen für Dienstleister

Die Agentur Atipic aus Orléans hat einen wichtigen Punkt aufgezeigt: Die Ausarbeitung eines fundierten Angebots für eine groß angelegte Veranstaltungsausschreibung erfordert im Durchschnitt vier Wochen intensiver Arbeit. Inszenierung, Logistik, Budgetierung, Erstellung des technischen Angebots, bezifferte Referenzen – all dies ohne jegliche Garantie, den Zuschlag zu erhalten oder eine Vergütung zu erhalten. In den meisten Fällen läuft die Einreichungsfrist ab, die Vergabebekanntmachung wird veröffentlicht … und der unterlegene Bieter erhält nichts. Keine Gegenleistung für echte, dokumentierte und qualitativ hochwertige Arbeit. Das ist das zentrale Paradoxon der Branche, und es erklärt vieles.

4 Wochen

Warum meiden die meisten Eventagenturen öffentliche Ausschreibungen – und wann liegen sie damit falsch?

Ein LinkedIn-Beitrag des Freiberuflers Régis Clinquart brachte es auf den Punkt: Die meisten Agenturen für Eventkommunikation mögen keine Ausschreibungen. Man kann sie verstehen – der Verwaltungsaufwand ist erheblich, die Fristen oft knapp bemessen und die Erfolgsquote enttäuschend. Doch dieses Misstrauen schafft eine Chance. Weniger ernstzunehmende Mitbewerber in einer Ausschreibung bedeuten automatisch höhere Chancen, den Zuschlag zu erhalten. Wir sind der Ansicht, dass Agenturen, die es verstehen, ihren Angebotsprozess zu standardisieren – mit Vorlagen für Angebotsunterlagen, Referenzbibliotheken und Tools zur schnellen Kostenkalkulation –, Ausschreibungen in einen Hebel für stabiles Wachstum verwandeln, während andere sie als Strafe betrachten.

Können kleine Unternehmen tatsächlich öffentliche Aufträge im Veranstaltungsbereich erhalten?

Die Antwort lautet „Ja“ – vorausgesetzt, man konzentriert sich auf die richtigen Ausschreibungslose und die richtigen Verfahren. Eine Gemeinde, die eine Ausschreibung für ein Sommerfest oder eine Jahresabschlussveranstaltung veröffentlicht, gibt häufig eine MAPA mit Schwellenwerten heraus, die für KMU und Selbstständige zugänglich sind. GL events, weltweit führendes Unternehmen im Veranstaltungsbereich mit einem Umsatz von über 1.600 Millionen Euro, beteiligt sich nicht an solchen Ausschreibungen. Das Feld ist frei. Was kleine Unternehmen ausschließt, ist nicht ihre Größe, sondern das Fehlen aktueller Verwaltungsunterlagen: Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen, Kbis-Auszug, aktuelle Referenzen. Diese Unterlagen müssen im Voraus vorbereitet werden, nicht erst am Tag vor Ablauf der Frist.

Die 5 Auswahlkriterien, denen Auftraggeber tatsächlich Gewicht beimessen

Technische Bewertung versus finanzielle Bewertung: Die tatsächlichen Gewichtungsmatrizen verstehen

Bei öffentlichen Ausschreibungen für Veranstaltungen macht die technische Bewertung in der Regel 60 % der Endnote aus, die finanzielle Bewertung 40 %. Manche Auftraggeber gewichten den technischen Aspekt sogar mit 70 %. Warum? Weil eine missglückte Veranstaltung dem Image weitaus mehr schadet als eine Leistung, die leicht über dem Mindestpreis liegt. Die fünf am häufigsten gewichteten Kriterien sind: das Verständnis der Anforderungen (oft 25 %), die Qualität des vorgeschlagenen Veranstaltungskonzepts (20 %), Branchenerfahrungen (15 %), der eingesetzte Personalbestand (10 %) und die Einhaltung der Ausführungsfristen (10 %). Der Preis steht in der tatsächlichen Entscheidungshierarchie an letzter Stelle – auch wenn dies nicht immer offen ausgesprochen wird.

Kriterium	Typische Gewichtung
Erfassung des Bedarfs	25 %
Qualität der Bühnenbildgestaltung	20 %
Branchenbezogene Referenzen	15 %
Personal	10 %
Preis	40 %

Was die im BOAMP veröffentlichten Vergabebekanntmachungen über die praktizierten Preise offenbaren

Das Amtsblatt für öffentliche Ausschreibungen (BOAMP) veröffentlicht nach jedem gemeldeten Auftrag Vergabebekanntmachungen. Diese Bekanntmachungen geben den festgelegten Betrag, die Anzahl der eingegangenen Angebote und gegebenenfalls die festgestellte Preisspanne an. Dies ist eine wahre Fundgrube für die Festlegung der eigenen Preise: Ein Veranstaltungsdienstleister, der regelmäßig die Vergabebekanntmachungen in seinem Segment verfolgt, weiß, was Kommunen tatsächlich für eine Weihnachtsveranstaltung, ein Seminar mit 200 Teilnehmern oder eine Licht- und Ton-Show bezahlen. Diese Beobachtung der Vergabebekanntmachungen wird von weniger als 10 % der Agenturen praktiziert – und genau das unterscheidet die Stammkunden von den Gelegenheitsbewerbern.

Welche gesetzlichen Verpflichtungen hat ein Veranstalter?

Jeder Veranstalter einer öffentlich zugänglichen Veranstaltung unterliegt bestimmten Verpflichtungen. Der Erlass vom 25. Juni 1980 legt die Sicherheitsvorschriften für öffentlich zugängliche Einrichtungen fest. Bei Freiluftveranstaltungen mit mehr als 1.500 Personen ist ein Ordnungsdienst vorgeschrieben. Der Abschluss einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung ist bereits ab dem ersten Zuschauer vorgeschrieben. Bei öffentlichen Ausschreibungen werden diese Verpflichtungen zu Zulassungskriterien: Ein Bieter, der seine Versicherungsnachweise und Sicherheitszulassungen nicht vorlegen kann, wird bei der Öffnung der Angebote automatisch ausgeschlossen.

Ausschreibungen für Veranstaltungen finden, ohne sich auf den Plattformen zu verirren

BOAMP, „Marchés“ in Frankreich, AAPC: Die konkreten Unterschiede zwischen den Quellen

Das BOAMP bündelt die offiziellen Bekanntmachungen zu französischen öffentlichen Aufträgen, die die europäischen Schwellenwerte überschreiten. France Marchés (MPF) fasst Ausschreibungen aller Größenordnungen zusammen und bietet Filter nach Branche, Region und Veröffentlichungsdatum. Die regionalen Plattformen zur elektronischen Ausschreibungsverwaltung (Einkäuferprofile) veröffentlichen die Ausschreibungsunterlagen (DCE) direkt zum Herunterladen. Der wesentliche Unterschied: Das BOAMP schreibt einen vorgeschriebenen Veröffentlichungstermin sowie Mindestfristen zwischen der Veröffentlichung und dem Einreichungsschluss vor. France Marchés und private Aggregatoren wie j360 oder e-marchespublics listen auch private Ausschreibungen auf, was das BOAMP nicht tut. Für eine lückenlose Marktbeobachtung sind beide Quellen unverzichtbar.

Ausschreibungen für Veranstaltungen nach Segment: Sport, Festival, Seminar, Unterhaltung

Ausschreibungen lassen sich in vier große Segmente mit sehr unterschiedlichen Anforderungen unterteilen. Ausschreibungen für Sportveranstaltungen beinhalten häufig spezifische Auflagen hinsichtlich privater Sicherheitsmaßnahmen und des Publikumsmanagements. Bei Ausschreibungen für Festivals werden mehrere Lose gleichzeitig vergeben – Bühnenbild, Beschallung, Catering, Sicherheit. Ausschreibungen für Seminare sind für Catering-Dienstleister und mittelgroße Agenturen am leichtesten zugänglich. Ausschreibungen für Veranstaltungsanimation werden häufig über eine einfache MAPA an kleine lokale Unternehmen vergeben. Das Filtern nach Segmenten bereits in der Beobachtungsphase spart erheblich Zeit und verbessert automatisch die Relevanzquote der bearbeiteten Ausschreibungsunterlagen.

Marktbeobachtung mit KI automatisieren: Der Wettbewerbsvorteil, den etablierte Agenturen bereits für sich nutzen

Der Comeeti-Live-Stream vom Juli 2024 hat über eine Stunde lang gezeigt: Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie auf Ausschreibungen im Veranstaltungsbereich reagiert wird. Es gibt bereits Tools, die in der Lage sind, eine Ausschreibungsunterlage automatisch zu analysieren, die Gewichtungskriterien zu erkennen und den Entwurf des technischen Angebots vorab zu erstellen; diese werden bereits von etablierten Agenturen genutzt. Für kleinere Unternehmen ist der erste Schritt einfacher: Richten Sie auf den Plattformen (France Marchés, BOAMP, Ihr regionales Einkäuferprofil) gezielte E-Mail-Benachrichtigungen nach Stichwort, CPV-Code und geografischem Gebiet ein. Eine halbe Stunde für die Einrichtung ersetzt eine Stunde täglicher manueller Überwachung.

Erstellung eines technischen Angebots, das sich bei einer Ausschreibung für eine Veranstaltung von anderen abhebt

Der Aufbau der Ausschreibungsunterlagen aus Sicht des Dienstleisters: Was ein öffentlicher Auftraggeber als Erstes liest

Ein öffentlicher Auftraggeber öffnet die Angebotsunterlagen in genau dieser Reihenfolge: Überprüfung der administrativen Vollständigkeit, Durchsicht der Zusammenfassung des technischen Angebots, Analyse des finanziellen Angebots. Die ersten drei Seiten des Angebots sind entscheidend. Sie müssen den Bedarf des Auftraggebers in dessen eigenen Worten wiedergeben, das Alleinstellungsmerkmal darlegen und den Aufbau des Angebots ankündigen. Ein Angebot, das mit zwei Seiten zur Vorstellung des Unternehmens beginnt, wird bereits vor Seite 3 gedanklich aussortiert. Dieser Reflex ist in öffentlichen Beschaffungsstellen allgegenwärtig – und dennoch beginnen die meisten eingegangenen Unterlagen genau so.

Bühnenbild, Logistik, private Sicherheitsdienste: Wie lässt sich jedes Los in Ihrer Abschlussarbeit optimal zur Geltung bringen?

Bei Ausschreibungen mit mehreren Losen wird für jedes Los ein separates Bewertungsraster herangezogen. Im Los „Bühnenbild“ wird messbare Kreativität bewertet: Anzahl der vorgeschlagenen Aufstellungen, eingesetzte Ausrüstung sowie vergleichbare Referenzen hinsichtlich Flächen und Besucherkapazitäten. Im Los „Logistik und Transport“ werden Reaktionsfähigkeit sowie die Auf- und Abbauzeiten gewichtet. Das Los „Private Sicherheit“ erfordert spezifische Zulassungen und ein Verhältnis von Sicherheitspersonal zu Publikum, das den Empfehlungen der Präfektur entspricht. Ein Dienstleister wie Allumee, der auf Lichtshows mit Drohnen spezialisiert ist, wird sich vorrangig auf die Lose „Szenografie“ und „Künstlerische Produktion“ bewerben – und muss seine Fluggenehmigungen der DGAC sowie seine Sicherheitsprotokolle für den Veranstaltungsbereich für jedes Veranstaltungsformat dokumentieren.

Ein Angebotsdossier entscheidet auf den ersten drei Seiten des technischen Angebots über den Zuschlag – oder verliert ihn.

Formale Fehler, die dazu führen, dass ein Antrag bereits vor der inhaltlichen Prüfung aussortiert wird

Drei Fehler tauchen in den Analysen nach der Vergabe regelmäßig auf. Erster Fehler: Die Unterlagen werden nach Ablauf der angegebenen Frist eingereicht – bereits eine Minute Verspätung führt zum Ausschluss ohne Möglichkeit der Einspruchnahme. Zweiter Fehler: Die elektronische Signatur fehlt oder wurde auf dem falschen Dokument angebracht – manche Auftraggeber verlangen die Signatur auf dem DC1, andere auf dem BPU, wieder andere auf beiden. Dritter Fehler: Das Angebot bezieht sich auf die falsche Variante oder lässt ein obligatorisches Los aus den Ausschreibungsunterlagen aus. Diese Formfehler lassen sich nach der Öffnung der Umschläge niemals mehr beheben. Eine systematische zweistufige Überprüfung – zunächst eine administrative Checkliste, anschließend ein erneutes Durchlesen der Ausschreibungsunterlagen – beseitigt sie zu 100 %.

Die Ausschreibung von Veranstaltungen als strategisches Betätigungsfeld

Der Markt für Ausschreibungen im Veranstaltungsbereich wird von der Mehrheit der Dienstleister der Branche nach wie vor nicht ausreichend erschlossen. Zu viele Agenturen wenden sich davon ab, ohne die zugänglichen Segmente wirklich ausprobiert zu haben. Zu viele Auftraggeber verfassen allgemeine Leistungsbeschreibungen, die nicht die besten Kandidaten anziehen. Die gute Nachricht: Beide Probleme lassen sich mit einer systematischen Vorgehensweise lösen, nicht durch zusätzliche Ressourcen. Die Marktbeobachtung organisieren, die Unterlagen strukturieren, die Vergabebekanntmachungen lesen – das ist grundlegende Arbeit, die sich langfristig auszahlt.